home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 5 / Gold Medal Software - Volume 5 (Gold Medal) (1995).iso / accounts / orderpr2.arj / GO.EXE / READDOC < prev    next >
Text File  |  1992-09-01  |  13KB  |  335 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                            THE ORDER PRO version 2.0
  6.  
  7.  
  8.           Thank you for trying THE ORDER PRO.  We think you will find
  9.           this program very useful for automating your order-taking
  10.           business.  This program is now being used by a part of The
  11.           US Postal Service.
  12.  
  13.           SYSTEM REQUIREMENTS:  512K ram and a hard drive.
  14.  
  15.           * ALL DATA FILES ARE 100% dBASE COMPATIBLE
  16.  
  17.  
  18.  
  19.           *** IMPORTANT ***
  20.  
  21.           Due to the fact that this system uses many indexed files
  22.           concurrently, it is recommended that your CONFIG.SYS file
  23.           in your route directory read: FILES=40
  24.                                         BUFFERS=40
  25.  
  26.           This will eliminate any "open index" errors.  If you edit
  27.           your CONFIG.SYS file, remember to re-boot afterwards.  If
  28.           by some chance you run into an "open index" error, that is
  29.           no problem, simply go to the SET-UP menu and select REBUILD
  30.           INDEXES.  This is rare, but we thought you should know.
  31.  
  32.  
  33.           TO INSTALL THIS PROGRAM
  34.  
  35.           Remember the following commands must be typed in exactly as
  36.           shown.  (If you already have a directory named OP2 you may
  37.           use a different name.)
  38.  
  39.           To create a new directory on your hard drive named OP2:
  40.  
  41.                         C:\               (enter)
  42.                         MKDIR OP2         (enter)
  43.  
  44.  
  45.           With this program disk in drive A type in:
  46.  
  47.                         A:\               (enter)
  48.                         COPY *.* C:\OP2   (enter)
  49.  
  50.           After all files are copied to your new directory type in:
  51.  
  52.                         C:\               (enter)
  53.                         CD\OP2            (enter)
  54.                         GO                (enter)
  55.  
  56.           Now your program should be automatically decompressing itself,
  57.           when finished, type in:
  58.  
  59.                         START             (enter)
  60.  
  61.  
  62.  
  63.           Now you are ready to start automating your business!
  64.  
  65.  
  66.                                                                      (1)
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.           GETTING STARTED
  72.  
  73.           First you must run SETUP / UTILITIES from the Main Menu
  74.           where you will use options;
  75.  
  76.           #1  BUILD INDEX FILES
  77.           #3  SYSTEM SETUP
  78.  
  79.           During SYSTEM SETUP you will be asked if your printer is
  80.           capable of printing IBM Characters, if you answer Y, your
  81.           invoices columns will be printed with lines & boxes, if
  82.           you answer N, your invoices columns will be printed with
  83.           dotted lines.  You will also be asked "what percentage of
  84.           sales tax is charged by your state?", so the system will
  85.           know what to automatically add to non-tax-exempt orders.
  86.  
  87.           Use the 80 character message field in SYSTEM SETUP to enter
  88.           the message that you would like printed at the bottom of
  89.           each invoice.  Example: "Thank you for selecting Automated
  90.           Systems".
  91.  
  92.           When initial setup is complete, go to INVENTORY MAINTENANCE
  93.           from the Main Menu where you will use option #1 ADD NEW ITEMS.
  94.           Enter your item numbers, item descriptions and other
  95.           information, (which will be later automatically extracted to
  96.           print invoices and reports).
  97.  
  98.  
  99.           INVENTORY MAINTENANCE
  100.  
  101.           The inventory maintenance will automatically keep a running
  102.           total of your stock.  As you enter orders, quantity will be
  103.           deducted from your inventory.  As you delete orders, the
  104.           quantity will be re-added to your inventory.  You may print
  105.           a report of your complete stock by item number at any time.
  106.  
  107.  
  108.           VENDOR MAINTENANCE will keep track of all of your vendors'
  109.           address information and has a 60 charactor field for comments,
  110.           which is good for keeping track of what you usually purchase
  111.           from each vendor.  We have found this feature very helpful.
  112.  
  113.  
  114.           OPENING ACCOUNTS
  115.  
  116.           To begin, go to ACCOUNT MAINTENANCE from the Main Menu, and
  117.           then ADD NEW ACCOUNTS from the sub-menu.  Enter all customer
  118.           information (Account numbers may be alpha-numeric if desired).
  119.           When you enter a new account number, the system automatically
  120.           checks for duplicates and will not allow any two accounts to
  121.           have the same account number.
  122.  
  123.           If you choose to offer discounts to certain customers, enter
  124.           the percentage of the discount where it says DISCOUNT.  You
  125.           may leave this field blank for no discount, but if you enter
  126.           a discount percentage here, the system will allow that discount
  127.           percentage during the order-entry procedure.  Answer Y to TAX
  128.           EXEMPT for out-of state, non-taxable customers or non-taxable
  129.           dealers who submit tax ID numbers, this option will stop the
  130.           tax amount from automatically adding on to the customer's orders.
  131.  
  132.                                                                      (2)
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.           ORDER ENTRY
  141.  
  142.           Option #3 from the Main Menu is for adding, editing, deleting,
  143.           and displaying orders, as well as back order information and
  144.           printing invoices & packing slips.
  145.  
  146.           To enter orders, go to ADD NEW ORDERS.  When you enter the
  147.           customer's account number, all customer information will
  148.           appear on the screen, (if the account is on CREDIT HOLD, the
  149.           system will now alert you with a beep and a message) if all
  150.           customer information is correct, enter C to continue.
  151.  
  152.           The system will automatically assign an invoice number to each
  153.           invoice, (starting with the number you entered in SETUP for
  154.           INVOICE STARTING NO.).  Also, the system will automatically date
  155.           stamp each entry, so be sure your computer is displaying the
  156.           correct date & time.  Enter the item numbers that the customer
  157.           is purchasing and the system will automatically extract the item
  158.           description and price, print it on the invoice and update your
  159.           inventory quantities at the same time.  If you are not sure of
  160.           the item numbers to enter, press the F10 key for a scrolling
  161.           pick-list.  If you are entering an order for a larger quantity
  162.           of an item number than you have in stock, the system will allow
  163.           this, but will add the exceeding amount ordered to B.O. (Back
  164.           Orders) on the invoice.  You may view, edit, or print a "back-
  165.           order" report from the ORDER ENTRY menu at any time.
  166.  
  167.           After entering all items to an order, when prompted for another
  168.           item type: QUIT (enter) You will now be prompted to enter
  169.           shipping charges (if any), "Don't forget the decimal!"  (If you
  170.           enter 575 with no decimal, it will assume $575.00).
  171.  
  172.  
  173.           PRINTING INVOICES & PACKING SLIPS
  174.  
  175.           From the ORDER ENTRY Menu, choose INVOICES AND PACKING SLIPS.
  176.           Make sure your printer is on-line.  If you choose PRINT
  177.           INVOICES, you will be prompted for the INVOICE NUMBER.  If you
  178.           are not sure of the number, press the F10 key for a pick-list.
  179.  
  180.           If your company has its invoices custom printed, You may obtain
  181.           another version of this program from the author which will ONLY
  182.           print the actual data on the invoice, (without columns and
  183.           brackets etc.). You could then bring a sample of this (data only)
  184.           print-out to your printer so that he may design a custom invoice.
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.                                                                      (3)
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.           ACCOUNTS RECEIVABLES
  206.  
  207.           A sale is not a sale until it has been posted.  Before you can
  208.           post invoices to accounts, invoices must be printed.  After
  209.           invoices are printed, select #1 from receivables menu.  When you
  210.           post to accounts it will take the invoice amount, and post this
  211.           amount to the customer's account balance.  Once an invoice is
  212.           posted, it can not be edited or deleted.
  213.  
  214.           To credit accounts choose the CREDIT INVOICES option, you may
  215.           enter partial payments or payments in full.  You may print a
  216.           report of all UNPAID INVOICES or print a report of all overdue
  217.           account balances by selecting AGING REPORT and entering the
  218.           number of days in which you allow terms. (Example: if terms are
  219.           net 30 days, simply enter 30)
  220.  
  221.           If your business does not offer credit terms, you may simply
  222.           disregard the Accounts Receivable section of the program.
  223.  
  224.  
  225.  
  226.           SALES TRACKING
  227.  
  228.           This part of THE ORDER PRO can be a very valuable tool for
  229.           being in control and knowing what's going on at any time.
  230.           Whether you want to know if you are carrying any "dead weight"
  231.           in stock, or if your sales are up to par, a report is always
  232.           at your fingertips.
  233.  
  234.  
  235.           Option #1 RESET SALES TRACKING will ZERO-OUT all previous
  236.           sales on the SALES BY ITEM report.
  237.  
  238.           Example: You want to know the quantities of each item number
  239.           sold in the first quarter of the coming year.  On January 1st
  240.           you reset sales tracking, and on March 31st you print a SALES
  241.           BY ITEM REPORT.  If any of the item numbers have a quantity
  242.           sold of "0" you may consider running a clearance special on
  243.           that item, after all, the storage space is costing your
  244.           company money.  When you reset the sales tracking, this will
  245.           only affect the SALES BY ITEM report, it will not zero-out
  246.           any other reports.
  247.  
  248.           Option #5 PRINT SALES BY SALESMAN can be helpful for tracing
  249.           orders to salesperson, figuring commissions, and knowing who
  250.           your best salespersons are.  If you do not have salespersons
  251.           on staff, you may decide to use the salesman field (during
  252.           order entry) to track your advertising dollars.  Place a code
  253.           their to signify where the customer saw your ad.
  254.  
  255.           Option #6 PRINT DETAIL SALES REPORT is extremely valuable for
  256.           reporting on your business financial status and also for tax
  257.           purposes.  The system will prompt you for a starting date and
  258.           an ending date, and give you a complete printed report of all
  259.           sales entered between the two dates given.  This report will
  260.           list every order by date, and show; Net Order Amount, Tax
  261.           Amount, Shipping Amount, Order Total, and Invoice Number.  At
  262.           the end of the report, each column will be totaled.
  263.  
  264.  
  265.                                                                      (4)
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.           MAILING LABELS
  272.  
  273.           Mailing labels is another option from the Account Maintenance
  274.           Menu.  Labels will be printed in zip code order to make bulk-
  275.           rate mailings a breeze.
  276.  
  277.  
  278.           This documentation file is just a summary to help get you
  279.           started, when you register your program, you will receive
  280.           a complete printed manual.
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.           REGISTERED USERS
  286.  
  287.           Registered users will receive a registered copy of this program,
  288.           with a personal serial number for 60 days of free technical
  289.           support, a complete printed manual.  The registered version
  290.           will hold an unlimited number records, (only depending on hard
  291.           disk space available).  The registration fee is $149.95.
  292.  
  293.           When you receive your registered copy, you will NOT have to re-
  294.           enter any data that you have already entered into this version,
  295.           if you can remember to copy ONLY the new .EXE file to your OP2
  296.           directory.  If you copy any other of the new files on top of
  297.           the old files it will clear all data that you have already
  298.           entered and you will have to start over.   If you choose to
  299.           maintain the data from this version:  Copy only OP.EXE from your
  300.           new version - to your OP2 directory, then erase the file named
  301.           OP2.EXE.
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.           If you have any questions concerning this program, or if you
  308.           need further assistance to get started, you may call:
  309.  
  310.           Automated Systems  (201) 812-1428
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.           Thank you for trying THE ORDER PRO version 2.0.
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.                                                                      (5)
  332.  
  333.  
  334.  
  335.